Rittenadministratie achteraf opstellen

Volgens de rechter is het achteraf opstellen van een rittenadministratie op basis van schattingen en waarbij er informatie ontbreekt niet voldoende om een bijtelling te voorkomen.

Rittenadministratie en bijtelling auto van de zaak

Als u een auto van de zaak rijdt en de bijtelling wilt voorkomen, dan moet u een rittenadministratie bijhouden. Als u meer dan 500 kilometer (op jaarbasis) met de auto van de zaak privé zou hebben gereden, dan moet u rekening houden met de bijtelling over de nieuwwaarde (cataloguswaarde). In een rittenadministratie moet de volgende informatie worden opgenomen:

1. Datum;
2. Beginstand kilometerteller;
3. Eindstand kilometerteller;
4. Plaats van vertrek;
5. Plaats van de bestemming;
6. Aard van de rit (privé of zakelijk);
7. De gereden route (als dit anders dan normaal is en toelichting bij omrijkilometers).

In deze procedure ging het om een bestuurder (DGA) die een auto van de zaak via zijn B.V. heeft gereden. Er is geen "verklaring geen privégebruik auto" aangevraagd. Er wordt ook geen rekening gehouden met een bijtelling. De Belastingdienst legt bij een boekenonderzoek naheffingsaanslagen op. Partijen komen uiteindelijk bij de rechter. De rechter komt tot het volgende:

• De kilometeradministratie is achteraf opgesteld op grond van aantekeningen en de agenda;
• Tijdens de zitting wordt verklaard dat er soms wordt gepuzzeld en teruggeredeneerd;
• De kilometeradministratie is op basis van aantekeningen opgesteld (deze wordt niet aan de rechter verstrekt);
• Woon- / werkverkeer is volgens de Belastingdienst 10 kilometer en volgens de DGA 25 kilometer (verklaring DGA: leukere route, files vermijden, brief posten of boodschappen doen);
• Rechter vindt de verklaringen omtrent de afwijking van het woon- / werkverkeer niet geloofwaardig (vrijwel altijd 25 kilometer, niet duidelijk of boodschappen privé of zakelijk waren, geen melding in de administratie van de omrijkilometers, etc.).

Noot fiscaal jurist

De DGA heeft er een rommeltje van en komt met onduidelijke en slechte verklaringen, dit is hiermee een redelijk kansloze procedure. Het achteraf opstellen van een kilometeradministratie kan soms best goed gaan, edoch dan moet dit wel zorgvuldig gebeuren en moet er ook ondersteunend en geloofwaardig bewijs zijn (verklaringen van derden, auto is privé, etc.).

Laat u bij een boekenonderzoek adviseren door een deskundige fiscaal jurist, u kunt ons hiertoe bellen voor een vrijblijvend gesprek. Daarnaast, voorkomen is beter dan genezen, laat eens een fiscale scan van uw bedrijf opstellen.

Bron rittenadministratie achteraf opstellen 

Gerechtshof Amsterdam d.d. 18 juni 2015 (ECLI NL GHAMS 2015 3051)

Rechtbank Noord Holland d.d. 25 juli 2013 ECLI NL RBNHO 2013 6360